Política de privacidade

Apresentação

Fundada em 1834, a Associação Comercial do Porto, instituição de utilidade pública sem fins lucrativos, é herdeira da Bolsa de Comércio do séc. XIII e da Juntina, a congregação que nos finais do séc. XVIII reunia os negociantes do Porto para defesa dos seus interesses. Com mais de 180 anos de existência é a mais antiga associação empresarial portuguesa.

Nos seus estatutos, releva-se como principal função “indagar as necessidades do comércio e defender os interesses e direitos dos comerciantes (banqueiros, corretores, comissionistas, negociantes de fábrica, mercadores) e promover o desenvolvimento de tudo o que direta ou indiretamente possa contribuir para a sua prosperidade e ilustração”.

A Associação Comercial do Porto tem como missão promover a prosperidade e a ilustração da Região do Porto e do Norte em geral e da sua comunidade de negócios em particular.

Assim, para que possamos perseguir estes desígnios da melhor forma e cumprir com todas as exigências que nos são impostas enquanto instituição, adotamos um conjunto de medidas técnicas e organizativas cujo objetivo é garantir um elevado grau de proteção e respeito pela legislação aplicável em matéria de proteção de dados.

A presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais da Associação Comercial do Porto, doravante também designada “Política de Privacidade”, destina-se a prestar informações sobre como procedemos ao tratamento de dados pessoais e sobre quais os direitos que os titulares dos dados possuem relativamente a esse mesmo tratamento, de acordo com o disposto no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho – Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, doravante “RGPD”, e restante legislação aplicável em matéria de privacidade e proteção de dados.

É firme convicção da Associação Comercial do Porto (ACP) e do Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. (PB) que a existência de um documento como o presente poderá contribuir para o cumprimento da legislação sobre proteção de dados pessoais e o respeito pelos direitos dos seus titulares.

Pelo Presidente da Associação Comercial do Porto,

1. Âmbito de Aplicação

A Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. estão empenhados em proteger a privacidade dos seus Trabalhadores, Prestadores de Serviços, Clientes, Fornecedores e Visitantes do seu sítio de internet institucional, bem como a informação contratual que dispõe e, neste contexto, elaboraram a presente Política de Privacidade com a finalidade de demonstrar o seu compromisso e respeito para com as regras de privacidade e de proteção de dados pessoais.

2. Definições

Para efeitos da presente Política são consideradas as seguintes definições estabelecidas no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016:

1) “Dados pessoais”, informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (“titular dos dados”); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular;

2) “Tratamento”, uma operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição;

3) “Limitação do tratamento”, a inserção de uma marca nos dados pessoais conservados com o objetivo de limitar o seu tratamento no futuro;

4) “Definição de perfis”, qualquer forma de tratamento automatizado de dados pessoais que consista em utilizar esses dados pessoais para avaliar certos aspetos pessoais de uma pessoa singular, nomeadamente para analisar ou prever aspetos relacionados com o seu desempenho profissional, a sua situação económica, saúde, preferências pessoais, interesses, fiabilidade, comportamento, localização ou deslocações;

5) “Pseudonimização”, o tratamento de dados pessoais de forma que deixem de poder ser atribuídos a um titular de dados específico sem recorrer a informações suplementares, desde que essas informações suplementares sejam mantidas separadamente e sujeitas a medidas técnicas e organizativas para assegurar que os dados pessoais não possam ser atribuídos a uma pessoa singular identificada ou identificável;

6) “Ficheiro”, qualquer conjunto estruturado de dados pessoais, acessível segundo critérios específicos, quer seja centralizado, descentralizado ou repartido de modo funcional ou geográfico;

7) “Responsável pelo tratamento”, a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais; sempre que as finalidades e os meios desse tratamento sejam determinados pelo direito da União ou de um Estado-Membro, o responsável pelo tratamento ou os critérios específicos aplicáveis à sua nomeação podem ser previstos pelo direito da União ou de um Estado-Membro;

8) “Subcontratante”, uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que trate os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes;

9) “Destinatário”, uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que recebem comunicações de dados pessoais, independentemente de se tratar ou não de um terceiro;

10) “Terceiro”, a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, o serviço ou organismo que não seja o titular dos dados, o responsável pelo tratamento, o subcontratante e as pessoas que, sob a autoridade direta do responsável pelo tratamento ou do subcontratante, estão autorizadas a tratar os dados pessoais;

11) “Consentimento” do titular dos dados, uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ou ato positivo inequívoco, que os dados pessoais que lhe dizem respeito sejam objeto de tratamento;

12) “Violação de dados pessoais”, uma violação da segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados, a dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento;

13) “Dados genéticos”, os dados pessoais relativos às características genéticas, hereditárias ou adquiridas, de uma pessoa singular que deem informações únicas sobre a fisiologia ou a saúde dessa pessoa singular e que resulta designadamente de uma análise de uma amostra biológica proveniente da pessoa singular em causa;

14) “Dados biométricos”, dados pessoais resultantes de um tratamento técnico específico relativo às características físicas, fisiológicas ou comportamentais de uma pessoa singular que permitam ou confirmem a identificação única dessa pessoa singular, nomeadamente imagens faciais ou dados dactiloscópicos;

15) “Dados relativos à saúde”, dados pessoais relacionados com a saúde física ou mental de uma pessoa singular, incluindo a prestação de serviços de saúde, que revelem informações sobre o seu estado de saúde.

3. Entidade Responsável e Responsabilidades

A Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. são as entidades responsáveis pelo tratamento de dados pessoais e procedem ao tratamento de dados pessoais de acordo com os dispositivos legais aplicáveis, incluindo o Regulamento Geral Sobre Proteção de Dados.

Poderá contactar a Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. sobre qualquer questão relacionada com a presente Política de Privacidade, através de:

– Endereço de correio electrónico: rgpd@cciporto.pt ou dos contactos acima referidos, (das 9h às 12h e das 14h-18H); e

– Endereço postal: Associação Comercial do Porto, com sede no Palácio da Bolsa, sito à Rua Ferreira Borges, 4050-253, na UF de Cedofeita, Santo Ildefonso, Sé, Miragaia, São Nicolau e Vitória, concelho e distrito do Porto.

4. Recolha e Tratamento de Dados

A Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. procedem à recolha obrigatória apenas dos dados considerados essenciais, fazendo o tratamento necessário em função da finalidade.

A recolha dos seus dados, incluindo dados pessoais, acontece nas interações com a Associação Comercial do Porto e com o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda., nomeadamente:

  • Contactos;
  • Pedidos gerais de informação;
  • Download de documentação;
  • Processo comercial;
  • Processo de gestão de espaços;
  • Processo de gestão dos associados/clientes/fornecedores;
  • Gestão contabilística, fiscal e administrativa;
  • Cumprimento de obrigações legais e regulamentares;
  • Gestão de contencioso;
  • Processo de gestão de recursos humanos;
  • Marketing e gestão de eventos (presenciais e/ou online)
  • Controlo de segurança da informação;
  • Outros dados que estejam na documentação entregue à Associação ou obtida como consequência da relação estabelecida.

Dependendo da natureza da interação e somente quando necessário, a Associação Comercial do Porto ou o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. poderão solicitar alguns dados pessoais, tais como: nome, endereço de e-mail, morada/localidade, telefone, telemóvel, número de cartão de cidadão/passaporte, identificação fiscal (tanto em suporte físico como digital), data de nascimento, nacionalidade, estado civil, habilitações académicas, profissão, dados bancários, e, em geral, qualquer documentação e informação dos contactos mantidos com o cliente/associado por diferentes meios, incluindo campanhas de marketing.

O tratamento de dados para fins de marketing será efetuado de acordo com a opção de consentimento manifestado pelo titular dos dados.

O consentimento deve ser prévio, livre, informado, específico e inequívoco, manifestado numa declaração escrita, oral ou através da validação de uma opção.

O titular dos dados pode opor-se ao tratamento de dados para fins de marketing a qualquer momento e por qualquer meio.

Opcionalmente, o titular dos dados poderá autorizar a recolha de dados complementares que possam auxiliar a Associação na prestação de um melhor e mais personalizado atendimento ou prestação de serviços.

5. Finalidade do Tratamento dos Dados Pessoais

Os dados pessoais fornecidos pelo titular dos dados ou gerados face ao serviço prestado, serão processados e armazenados informaticamente, destinando-se a ser utilizados pela Associação Comercial do Porto ou pelo Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda.

A Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. recolhem e processam os dados estritamente necessários, que são apenas solicitados quando relacionados com o propósito em causa, de acordo com o seu consentimento e para fins legítimos, tais como:

Fornecer uma resposta adequada e direcionada aos pedidos de informação/proposta;
Comunicar melhor consigo, para assuntos relevantes e apenas com a frequência necessária, segundo a caracterização dos seus dados e das suas preferências;
Cumprir com propósitos empresariais, nomeadamente, dados estatísticos para melhoria do desempenho dos vários serviços prestados;
Cumprir os pressupostos da gestão de recursos humanos;
Cumprir com requisitos legais ou regulamentares, das quais depende a validade dos certificados de alguns dos serviços prestados;
Faturar serviços/produtos.

Sempre que não exista uma obrigação legal específica, os dados pessoais são tratados pela Associação Comercial do Porto ou pelo Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. apenas pelo período de tempo necessário para a realização da finalidade definida.

Deste modo, a recolha e processamento dos dados estritamente necessários será nos seguintes termos:

– Gestão de Recursos Humanos

Inclui os tratamentos de dados necessários para a celebração, cumprimento e cessação de um contrato de trabalho, gestão de tempos de trabalho, ausências e férias, processamento de salários e outros benefícios, relação com a Administração Tributária e a Segurança Social, promoções e desenvolvimento da carreira, formação, avaliação, despesas de representação e comunicação com os trabalhadores e exercício do poder disciplinar.

– Gestão interna e de negócio

Inclui atividades como o planeamento de projetos, registo de tempos de trabalho, gestão de activos da empresa, prestação de serviços centralizados para aumentar a eficiência das operações, realização de auditorias e investigações, implementação de controlos de gestão, utilização de bases de dados internas, gestão de arquivo, seguros, prevenção, preparação e gestão de conflitos.

– Segurança, Higiene e Saúde no trabalho

Inclui atividades relacionadas com a segurança, higiene e saúde no trabalho, a proteção dos trabalhadores e dos ativos da empresa, a autenticação de trabalhadores e gestão de acessos.

– Cumprimento de obrigações legais

Inclui o tratamento de dados pessoais estritamente necessário para o cumprimento das suas obrigações legais, como a divulgação de dados na sequência de mandatos judiciais, colaboração com os reguladores e a defesa dos interesses legítimos da Associação Comercial do Porto ou do Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda.

– Proteção de interesses vitais

O tratamento de dados pessoais para a proteção dos interesses vitais dos trabalhadores.

– Recrutamento

Inclui atividades de recrutamento tais como a pesquisa e seleção, bem como atividades relacionadas. Neste âmbito serão também tratados dados relativos ao processamento de salários e gestão de recursos humanos.

– Execução de contratos

Inclui atividades como celebrar contratos com clientes e parceiros, assim como a comunicação com terceiros envolvidos nos contratos (companhias de seguros, beneficiários, intermediários).

– Videovigilância

De forma a promover a proteção das instalações da instituição, utilizamos um sistema de videovigilância que faz a captação de imagens das instalações de forma a conferir um grau de segurança mais elevado.

Estes dados apenas estão acessíveis aos elementos da Direção, ao Departamento de Vigilância e à empresa que faz a manutenção das câmaras, para efeitos de segurança na instituição.

– Acolhimento e promoção de eventos

No âmbito da atividade da Associação Comercial do Porto e do Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda., são realizados diversos eventos públicos, promovidos diretamente pelas instituições ou por entidades externas, que solicitam a captação de imagens em fotografia e vídeo, para posterior divulgação.

Os dados recolhidos nestes eventos são geridos pelos serviços de Comunicação e Imagem da Associação Comercial do Porto e a sua utilização cumpre estritamente o propósito referido. Não obstante, assiste às pessoas o direito de limitarem o acesso ou oporem-se expressamente ao uso dos dados.

6. Decisões Automatizadas

Para justificar e executar a relação comercial, geralmente não utilizamos procedimentos de tomada de decisão exclusivamente com base em tratamento automatizado, conforme disposto no RGDP; Caso tenhamos que utilizar este procedimento, informá-lo-emos, sempre que a Lei o estabeleça.

7. Acesso e Partilha de Dados Pessoais

Dentro da Associação têm acesso aos seus dados os funcionários que deles necessitam para cumprir as diligências ou obrigações contratuais / pré-contratuais e legais.

Os seus dados podem ser divulgados no contexto da prestação de serviços partilhados entre a Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda., para efeitos de reporte interno.

Podem igualmente ser disponibilizados aos nossos fornecedores e outras entidades subcontratantes que nos termos do RGDP podem aceder aos dados para estes fins específicos, mas sujeitos às medidas de garantia em matéria de proteção de dados e atuando sempre em nome e por conta da Associação Comercial do Porto ou do Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda.

A Associação poderá comunicar os seus dados pessoais a entidades terceiras, garantindo que estas tratam os referidos dados pessoais única e exclusivamente para o cumprimento das finalidades indicadas e estando obrigadas a desenvolver as medidas técnicas e organizativas adequadas à proteção dos dados e assegurar a defesa dos direitos do cliente.

Quando aplicável, partilharemos as suas informações com:

Empresas prestadoras de serviços na Associação, para fins de comunicação de marketing;
Gestão de associados/clientes/fornecedores;
Gestão de contencioso;
Entidades reguladoras, para fins de verificação de conformidade das atividades prestadas pela instituição;
Entidades com as quais a Associação possua uma parceria operacional, para fins de execução das atividades incluídas na mesma.

Em determinadas circunstâncias, certos dados pessoais poderão ter de ser comunicados a autoridades públicas, como por exemplo Autoridade das Condições de Trabalho, Entidade Reguladora da Saúde, tribunais e forças de segurança.

Não ocorre a transmissão de dados a outros países (países fora da União Europeia) e caso venha a acontecer, só ocorre caso nos tenha concedido uma autorização expressa para o efeito ou caso tal seja necessário por exigência legal.

No caso de ser necessário o recurso a prestadores de serviços de países terceiros, estes estarão obrigados a cumprir as instruções escritas nesta matéria, para o cumprimento do nível de proteção de dados aplicável na União Europeia; Receberá da nossa parte informações detalhadas, separadamente, sempre que definido por lei

8. Tempo de Retenção dos Dados

Os dados pessoais são conservados por períodos de tempo diferentes, consoante a finalidade a que se destinam e tendo em conta critérios legais, de necessidade e minimização do tempo de conservação, ou pelos períodos legalmente definidos para fins de investigação e acções judiciais de natureza penal ou critérios médico-legais.

Por fim, o período de armazenamento define-se também em função dos prazos legais de prescrição, que em muitos casos poderão ir até ao limite máximo legalmente definido, isto é, 20 anos.

9. Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais

A Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. garantem todos os seus direitos em relação ao tratamento dos seus dados e a qualquer momento, a saber:

Licitude do tratamento e condições aplicáveis ao consentimento (art.º 6º e art.º 7º)
Direito de acesso do titular dos dados (art.º 15º)
Direito de retificação (art.º 16º)
Direito ao apagamento – ‘direito a ser esquecido’ (art.º 17º)
Direito à limitação do tratamento dos dados (art.º 18º)
Direito de oposição (art.º 21º)
Direito de portabilidade (art.º 20º)

Além disso, sem prejuízo da possibilidade de reclamar junto da Associação Comercial do Porto ou do Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda., o titular dos dados pode apresentar uma reclamação diretamente à Autoridade de Controlo da Proteção de Dados, utilizando os seguintes dados:

Telefone: +351 21 392 84 00

Sítio Web: http://www.cnpd.pt/

Correio: Comissão Nacional de Proteção de Dados – CNPDde São. Bento, 148-3°

1200-821 Lisboa

A qualquer momento, Trabalhadores, Prestadores de Serviços, Clientes, Fornecedores e Visitantes do seu sítio de internet institucional, enquanto titulares dos dados, poderão retirar consentimentos anteriormente dados e exercer qualquer dos direitos acima referidos.

O exercício dos direitos pode ser solicitado através.:

– Endereço de correio electrónico: rgpd@cciporto.pt ou dos contactos acima referidos, (das 9h às 12h e das 14h-18H); e

– Endereço postal: Associação Comercial do Porto, com sede no Palácio da Bolsa, sito à Rua Ferreira Borges, 4050-253, na UF de Cedofeita, Santo Ildefonso, Sé, Miragaia, São Nicolau e Vitória, concelho e distrito do Porto.

10. Obrigação de Fornecer os Dados Pessoais

No âmbito da nossa relação comercial, terá de apresentar os dados pessoais necessários para estabelecer e criar uma relação comercial e para cumprimento das obrigações e diligências pré-contratuais e contratuais derivadas e ainda os que são legalmente obrigados a recolher.

Sem estes dados, teremos, regra geral, de recusar a celebração do contrato ou, ainda, não poderemos manter o contrato, tendo de o resolver.

11. Proteção dos Dados Pessoais

A Associação desenvolve os melhores esforços para proteger os seus dados pessoais contra a destruição, perda, alterações acidentais ou ilícitas e divulgação ou acessos não autorizados.

Para o efeito, a Associação utiliza sistemas de segurança, regras e outros procedimentos, de modo a garantir a proteção dos seus dados pessoais, bem como para prevenir o acesso não autorizado aos dados, o uso impróprio, a sua divulgação, perda ou destruição.

12. Alterações à Política de Privacidade

A Associação Comercial do Porto e o Palácio da Bolsa – Centro de Negócios, Turismo e Cultura, Lda. podem alterar esta Política de Privacidade e Tratamento de Dados Pessoais a qualquer momento e sem aviso prévio.

As alterações serão devidamente divulgadas nas diferentes plataformas.

Quando uma alteração tiver um impacto substancial num tratamento levado a cabo com base no seu consentimento, a Associação irá contactá-lo para obter um novo consentimento.